Управление закупками
Цель - обеспечить магазин нужными товарами для дальнейшей продажи.
Этапы:
- Выбор поставщика, фиксация условий поставки
- Создание заказа и согласование его с поставщиком.
- Сверка с заказом в процессе приёмки на склад.
Договора с поставщиками
Рекомендуется централизованно завести договора на поставку товаров. В договоре указываются поставщик, срок действия, основные условия.
Наличие договора позволит при создании заказов и приходных документов проверять их на соответствие условиям договорам.
Спецификации на поставку
Спецификация – это приложение к договору, в которой перечислены поставляемые товары и закупочные цены.
В карточке компании имеются параметры, регулирующие места и уровни проверки товаров и цен на соответствие спецификации. В том числе, при оформлении заказов и поступлений.
Карточка компании. Вкладка Договоры и заказы поставщикам
Заказы на поставку
В заказах поставщику указываются дата и условия поставки, список товаров, количество и закупочные цены.
Менеджер по закупкам создаёт заказ в соответствии с потребностями магазина, затем согласовывает поставку с поставщиком.
Согласование заказа в ручном режиме
Менеджер последовательно изменяет статусы заказа, отражающие этапы работы.
Статусы:
- в работе - этот статус присваивается при создании документа
- действующий - ввод заказа завершён, но остались вопросы для согласования с поставщиком. Редактировать заказ в этом состоянии нельзя.
- размещён - статус присваивается после согласования заказа с поставщиком
- закрыт - статус присваивается автоматически после оформления прихода по заказу
- аннулирован - если принято решение об отмене заказа
Согласование заказа по EDI
После ввода заказа менеджер переводит заказ в состояние “Действующий”. В этом состоянии система EDI обмена начинает обрабатывать заказ. Заказ переводится в состояние “Согласование” и будет находится в этом состоянии до тех пор, пока не будет полностью согласован с поставщиком или аннулирован. После окончания согласовании заказа он переходит в состояние “Размещён”. Таким образом, при использовании EDI обмена между двумя состояниями “Действующий” и “Размещён” появляется ещё одно состояние “Согласование”.
- Действующий – пользователь подготовил заказ для согласования с поставщиком
- Согласование – идёт процесс согласования по EDI
- Размещён – согласование по EDI завершено, пользователь завершил переговоры с поставщиком, поставщик принял заказ на выполнение
Поставщик в своей системе создаёт Подтверждение заказа, которое передаётся в Домино. В идеальном случае Подтверждение заказа должно полностью совпадать по количеству и ценам с Заказом. Однако, поставщик может вносить изменения в отправленный ему Заказ, в результате чего Подтверждение заказа будет отличаться от оригинального заказа.
В процессе передачи сообщений происходит передача статусных сообщений, информирующих стороны о состоянии процесса обмена.
На стороне Домино осуществляется проверка полученного Подтверждения заказа на предмет расхождений с оригинальным заказом, и по результатам этой проверки поставщику отправляется статусное сообщение с результатами. В зависимости от настройки проверка выполняется или полностью автоматически, или требуется вмешательство пользователя.
После согласования заказа поставщик высылает Уведомление об отгрузке, которое может как совпадать, так и не совпадать с подтверждённым заказом. На стороне Домино осуществляется проверка полученного Уведомления об отгрузке, и по результатам этой проверки поставщику отправляется статусное сообщение с результатами.
Согласование завершается переводом заказа в состояние 'Размещён'.
Автозаказ
Под автозаказом понимается процедура автоматического заполнения содержимого (товары и цены) заказа.
Возможны два варианта работы:
- сначала в заказ вводятся необходимые товары, а затем процедура автозаказа рассчитает количество
- процедура автозаказа сама подберёт товары для заказа и рассчитает количество
Количество автозаказа рассчитывается на основе следующих данных:
- Скорость продажи.
- Остаток на дату заказа и предполагаемый остаток на день поставки.
- Минимальный остаток товара на подразделении.
- Торговые коэффициенты – коэффициенты дней недели, коэффициент изменения, коэффициент промо.
При расчёте также учитываются общие параметры заказа:
- Дата заказа;
- Планируемая дата поставки;
- Дата следующей поставки.
График заказов
График заказов даёт возможность создавать множество заказов в автоматическом режиме.
Сначала следует создать специальный документ График заказа, в котором указываются параметры для создания заказов в автоматическом режиме. Далее создаётся задание для запуска Графика, указывается регламент запуска задания.
В заданное время задание создаёт заказы по правилам из графика. Заказы создаются неакцептованными. Менеджеру следует их проверить и утвердить.
Заказ на РЦ (распределительный центр)
Для повышения эффективности логистики сетевая компания может использовать распределительный центр (РЦ). Аккумуляция товаров позволяет обеспечить бесперебойность поставок, а объединение закупок даёт возможность получать у поставщиков дополнительные скидки.
Магазин в заказе на РЦ указывает необходимые товары без разбивки по поставщикам. Заказы из всех магазинов объединяются. Выделяются заказы, которые могут быть удовлетворены за счёт складских запасов РЦ. На основании остальных заказов формируются сводные заказы поставщикам. После поступления товары передаются в магазины.
Заказ на перемещение из одного магазина в другой
Применяется в случае наличия излишков товара в одном магазине торговой сети и нехватки товара в другом магазине торговой сети.
Сначала определяются приоритеты магазинов. Нехватка товара в магазине с наибольшим приоритетом покрывается за счёт излишка товара в магазине с наименьшим приоритетом.
Затем определяются параметры перераспределения (список товаров, список магазинов) и запускается процедура. Процедура создаёт заказы на перемещение товаров между магазинами.
На основании заказов формируются документы перемещения.
Подробнее о заказе на перемещение
Нет комментариев