Приход от поставщика

Цель - проверка поступившего товара и принятие товара на баланс.

Бизнес процесс приёмки товара включает следующие задачи:

• идентификация поступившего товара
• пересчёт товаров в поставке
• проверка поступивших товаров по количеству, качеству и маркировке на соответствие учётным данным
• фиксация и оформление выявленных расхождений
• оформление приходного документа на фактически принятый товар.

В зависимости от имеющейся информации, вида товара и наличия оборудования эти задачи решаются разными способами с различными трудовыми и временными затратами. Чем больше задействуется человек, тем сложнее процесс и вероятнее ошибки.

Прежде всего, важен способ создания приходной накладной или её прообраза. 

Способы создания приходной накладной: 

• введена вручную по транспортной накладной поставщика
• загружена процедурой импорта (из файла, из ТСД, другого документа)
• создана на основании заказа поставщику
• автоматически сформирована после согласования заказа по EDI
• автоматически создана по полученному электронному документу (УПД из ЭДО, приход от поставщика из ЕГАИС)

Значительно облегчить процесс сверки и идентификации помогают терминалы сбора данных. Под ТСД понимаются как специализированные приборы, так и устройства и программы с похожей функциональностью.

Процессы приёмки маркированных товаров определяются взаимодействием с государственными органами, регулирующими оборот таких товаров.

В процессе оформления накладной для товаров запускаются проверки на соответствие данным в учётной системе.

Проверки:

• список товаров и поступившее количество в прообразе накладной должны совпадать с фактическими данными
• товары в накладной должны быть указаны в спецификации, отклонение закупочных цены не должно превышать указанные пределы
• товары не должны быть запрещены для прихода
• товары должны содержаться в ассортиментной матрице магазина
• все поступившие марки должны точно совпадать с марками, указанными в УПД

Рассмотрим самые распространённые варианты приёмки. 

Ручной режим без использования оборудования, прообраз приходного документа отсутствует

Самый затратный вариант, когда имеется только сопровождающая груз транспортная накладная.

Кладовщик сравнивает полученные товары с информацией из транспортной накладной. Визуальная идентификация товаров. Если обнаружены расхождения, то делает пометки на накладной. На основании транспортной накладной в учётной системе вводится приходная накладная. Для каждой строки следует подобрать соответствующий товар из справочника, заполнить закупочную цену. Значение документального количества берётся из транспортной накладной, фактическое количество - это то, что насчитал кладовщик. Обязательно проверяется совпадение сумм в созданном документе с транспортной накладной.

С использованием ТСД, прообраз приходного документа отсутствует

От предыдущего варианта отличается тем, что для идентификации товаров и сравнения полученных товаров с транспортной накладной кладовщик применяет ТСД. Он сканирует код товара и вводит фактическое количество. Эти данные потом применяются при создании приходной накладной в учётной системе.  Не потребуется вводить в приходную накладную вручную все строки, Данные переносятся из ТСД в приходный документ процедурой импорта. После импорта данных следует заполнить документальное количество в строках, а также ввести строки с теми товарами, которые имеются в транспортной накладной, но кладовщик эти товары не обнаружил.

С использованием ТСД, имеется прообраз приходного документа

Этот вариант ещё в большей степени упрощает процесс. Если в учётной системе имеется прообраз приходного документа, то этот прообраз можно загрузить в ТСД. Тогда кладовщик в процессе приёмки увидит ожидаемые товары, количество и цены. При сканировании товаров и вводе фактического количества ТСД будет выдавать подсказки. Например, если просканированный товар отсутствует в накладной, если фактическое количество превышает документальное и т.п.

От вида ТСД и используемой на нём программы зависит способ обработки результата приёмки. Результат может автоматически  быть загружен в приходный документ, либо потребуется запустить процедуру переноса данных из ТСД. После переноса данных в учётной системе появится полностью заполненная накладная.

Имеется электронный УПД для немаркированных товаров

Поставщик присылает электронный УПД по ЭДО. Если в учётной системе уже имеется прообраз приходного документа (например, создан по заказу), то входящий УПД связывается с этим документом. Если прообраза нет, то он создаётся на основе УПД. Дальнейшая работа выполняется, как в предыдущем варианте.

После ввода в приходную накладную результатов приёмки следует сверить накладную с УПД. При наличии расхождений требовать у поставщика исправления УПД. Процесс оформления приёмки завершается согласованием УПД. 

Поскольку речь идёт о немаркированных товарах, то допустимо отсутствие УПД на момент приёмки. В таком случае приёмка выполняется по одному из вариантов выше, а завершается сверкой с УПД после его получения.

Приёмка маркированного товара

В этом случае обязательно наличие электронного УПД, в котором перечислены передаваемые марки. УПД должен быть получен до оформления поступления. Принимать товары без проверки марок (в доверительном режиме) не рекомендуется.

Отличие от предыдущего варианта заключается в дополнительном этапе - сверке фактически поступивших марок с марками, указанными в УПД. Для этого можно использовать внешние программы или ТСД (если ТСД имеет доступ к маркам).

Приёмка алкоголя

Приёмка алкоголя выделена как отдельный вариант, поскольку приходный документ от поставщика (содержащий марки) поступает через систему ЕГАИС, а не по ЭДО. И второе отличие заключается в том, что алкоголь может быть как маркированный, так и без марок. Т.е. схема приёмки алкоголя как бы включает две предыдущие схемы: приёмка по УПД и приёмка маркированного товара.

Доверительный режим приёмки

Оформление приёмки во внешней системе