Приход от поставщика. Полная схема

Этапы процесса

1. Получение приходного документа из ЕГАИС
2. Привязка поставщика и товаров к справочникам в учётной системы
3. Сверка марок
4. Сравнение документального количества товара с фактическим поступившим количеством
5. Создание связи с приходным документом в учётной системе
6. Принятие решение о приёмке/отказе от приёмки
7. Отправка в ЕГАИС подтверждения/отказа
8. Получение ответа из ЕГАИС

Рассмотрим этапы подробнее.

1. Получение приходного документа из ЕГАИС

Модуль exchange-egais с заданной регулярностью запрашивает ЕГАИС о новых приходных документах. При появлении документа модуль принимает его и создаёт документ в БД. Документ появляется в списке Документы ЕГАИС > Приходные документы ЕГАИС > Приходы от поставщика ЕГАИС.

2. Привязка поставщика и товаров к справочникам в учётной системы

В процессе загрузки программа пытается самостоятельно найти поставщика в справочнике контрагентов учётной системы. Обнаруженное значение заносится в параметр “Поставщик Домино”. Если программа не смогла определить контрагента (поставщика), то в параметре “Поставщик Домино” будет пустое значение. Следует вручную заполнить этот параметр.

Если нужный поставщик отсутствует в справочнике учётной системы, то следует запустить RETAIL-STORE и завести нового  поставщика.

Также в процессе загрузки программа пытается подобрать для каждой строки документа товар из справочника учётной системы. Обнаруженное значение заносится в параметр “Код товара (ДОМИНО)”. Если программа не смогла определить контрагента (поставщика), то в параметре “Код товара (ДОМИНО)” будет пустое значение. Следует вручную заполнить этот параметр. Для поиска товара в справочнике можно использовать фильтры по поставщику, производителю, импортёру и частично наименованию. Поля фильтра будут предварительно заполнены информацией, полученной от ЕГАИС.

Если нужный товар отсутствует в справочнике учётной системы, то следует запустить RETAIL-STORE и заполнить карточку нового товара.

3. Сверка марок

Следует выбрать документ и ввести акцизные марки поступивших товаров. Это можно сделать либо вручную (кнопка "Сканирование акц. марок" на панели в списке строк), либо загрузить марки из файла (пункт «Загрузить из ТСД , формат приёмки RETAIL-ALCO TXT» в локальном меню документа), либо через приложение Мобильный Помощник на ТСД или смартфоне (только для Полной схемы).

Сканирование требуется для сравнения фактически поступивших марок с марками, указанными в электронном документе.

4. Сравнение документального количества товара с фактическим поступившим количеством

В процессе сканирования изменяется значение поля Фактическое количество. Для товаров без марок количество следует ввести в строку вручную.

Перед подтверждением прихода в ЕГАИС в документе должно быть заполнено фактически принятое количество товаров.

5.1. Создание нового приходного документа в учётной системе

Если значение параметра «Состояние привязки товаров» равно «Полностью привязаны» (т.е. все товары привязаны), то можно создавать связанный  приходный документ. В противном случае создавать приходный документ нельзя, следует завершить привязку вручную.

Создание приходного документа в учётной системе возможно только в том случае, если используется «Полная схема» и параметр «Состояние привязки товаров» имеет значение «Полностью привязаны». Если данные условия не выполняются, то выдаётся сообщение об ошибке.

Связанный приходный документ создаётся неакцептованным. Для просмотра связанного документа  нужно нажать кнопку на панели инструментов «Приход Домино».

В каждую строку приходного  документа записываются: код ЕГАИС, номер справки Б (исходящей), код вида алкогольной продукции, изготовитель. Это требуется для создания партионных карточек товара в процессе акцепта. 

5.2. Создание приходного документа до сверки марок

В некоторых случаях удобнее создать приходный документ не после сверки марок, а до сверки. 

5.3. Установка связи с имеющимся приходным документом

Для установки связи в локальном меню документа прихода из ЕАИС имеется процедура «Связать приход ЕГАИС с документом прихода от поставщика».

Следует выбрать приходный документ. Предложенный список документов для выбора фильтруется по поставщику Домино, номеру и дате накладной.  При необходимости эти фильтры можно отменить и задать иные.

После выбора документа выполняются следующие проверки:

• Должны совпадать Поставщик Домино, номер и дата сопроводительного документа, ФСРАР подразделения (с учётом иерархии). Если проверка выявила расхождения, то выдаётся сообщение об ошибке, и выбранный документ привязать нельзя.
• Далее проверяется состояние документа прихода ЕГАИС  и наличие связи с приходным документом.
  • нельзя установить связь, если документ  прихода из  ЕГАИС находится в состоянии «ОТКАЗ»
  • нельзя установить связь, если документ прихода из ЕГАИС уже связан с другим приходом
• В конце проверяется соответствие строк документов
  • нельзя установить связь, если не совпадают товары в строках документов

После установки связи можно необходимо акцептовать приходный документ в Retail-Store. При акцепте в документ прихода из  ЕГАИС запишется фактическое количество, а в приход документ в Retail-Store будут занесены алкогольные параметры. В случае переакцепта фактическое количество  в приходе из ЕГАИС будет перезаписываться.

При акцепте приходного документа в Retail-Store. выполняется проверка на наличие алкогольного товара в строках документа. Если такой товар обнаружен, то проверяется наличие связи с документом прихода из ЕГАИС. Если такая связь отсутствует, то акцепт будет запрещён. Необходимо установить связь приходного документа  с приходом  из ЕГАИС.

5. Принятие решение о приёмке/отказе от приёмки

По окончании сканирования марок и ввода фактического количества принимается решение о подтверждении документа в ЕГАИС.

Если информация из электронного документа не совпадает с фактическим приходом, то необходимо понять причину расхождений и выбрать дальнейшее действие.

Рассмотрим следующие ситуации:

• • полная приёмка

Фактическое принятое количество товара совпадает с документальным количеством для всех строк приходной накладной. Все марки считаны и совпадают с теми, которые указаны в документе.

При подтверждении документа запрашивается подтверждение: «Накладная №ХХХХХХ от поставщика «Наименование поставщика ФСРАР» получена полностью. Подтвердить?»  «ДА»/«НЕТ». Если выбран ответ «ДА», то в ЕГАИС будет передана информация о полной приёмке указанной накладной и значение поля «Состояние прихода» изменится на «ПОЛНОСТЬЮ». Документ акцептуется и становится недоступным для изменений. Если выбран ответ «НЕТ», то никаких действий с приходной накладной не выполняется. Накладная остаётся в необработанном состоянии.

• • частичная приёмка

Фактическое количество товара не совпадает с документальным количеством

При подтверждении появится запрос на частичное подтверждение: «Накладная №ХХХХХХ от поставщика «Наименование поставщика ФСРАР» получена частично. Подтвердить?» «ДА»/«НЕТ». Если выбран ответ «ДА», то в ЕГАИС будет передана информация о частичной приёмке указанной накладной и значение поля «Состояние прихода» изменится на «ЧАСТИЧНО». Документ акцептуется и становится недоступным для изменений. Если выбран ответ «НЕТ», то никаких действий с приходной накладной не выполняется. Накладная остаётся в необработанном состоянии.    

• • ошибка в фактическом количестве

В строке указано фактическое количество больше чем считано марок. Будет выдано сообщение об ошибке «У товара А документальное количество Z, принимаемое количество Y,  считано акцизных марок Х. Подтверждение приходного документа ЕГАИС без считывания всех акцизных марок запрещено». Следует либо просканировать пропущенные марки, либо изменить фактическое количество.

• • не совпадают значения в приходном документе и документе прихода из ЕГАИС

Если обнаружено расхождение, то проверяется роль пользователя “Блокировать подтверждение при расхождении факт. кол-ва прихода ЕГАИС и прихода Домино”.  Если такая роль назначена пользователю, то подтверждение документа запрещено. В противном случае пользователю выдаётся запрос на продолжение действия.

• • доверительная приёмка

Пользователю назначена роль «Разрешить подтверждение ЕГАИС без считывания акцизных марок».

6. Отправка в ЕГАИС подтверждения/отказа

Для подтверждения документа следует установить курсор на интересующей записи и нажать кнопку «Подтвердить приход в ЕГАИС».

7. Получение ответа из ЕГАИС

Передача информации в ЕГАИС выполняется модулем exchange-egais в автоматическом режиме без участия пользователя. Как только приходная накладная будет передана в ЕГАИС, значение поля «Состояние обмена» изменится на «Отправлен в ЕГАИС».

После получения из ЕГАИС подтверждения данной накладной, значение поля «Состояние обмена» изменится на «Подтверждён ЕГАИС».

В случае частичной приёмки товара поставщик должен либо согласиться, либо отказаться от частичной приёмки.  После получения ответа от поставщика значение поля «Состояние обмена» изменится либо на «Недостача подтверждена»  (получено согласие), либо на «Недостача не подтверждена» (поставщик прислал отказ).