* Список бизнес-процессов

Заполнение Основных справочников

Основные справочники заполняются централизованно, чтобы исключить дублирование элементов. Желательно продумать единую схему кодировки и именования элементов справочников. 

Классификация товаров

Теоретически допустимо неограниченное число уровней иерархии для классификации товаров. На практике применяются два или три уровня.

Последним уровнем иерархии всегда является Товарная Категория.  В карточке товара хранится ссылка именно на категорию.

Все предыдущие уровни иерархии (от верхнего до категории) называются Товарными Группами. Максимальное количество уровней в группах задаётся в параметре Количество уровней групп товаров (карточка Компании, вкладка Ассортимент). Обычно указывают 1 или 2 уровня.

Можно подключить дополнительные уровни иерархии - Подкатегории. Понятие подкатегория описывается в  категорийном менеджменте. Использование подкатегорий обязательно при подключении одноименного модуля.  Максимально количество уровней подкатегорий внутри одной категории -  три.

Структура предприятия

В справочнике организаций регистрируются все юридические лица компании. В карточке организации кроме регистрационных данных (наименование, адрес, ИНН и т.п.), также заполняются параметры для управления алгоритмами программы (закладка Назначение розничных цен) и параметры для доступа к государственным информационным системам (ЕГАИС, Меркурий).

Справочник структурных подразделений включает описание офиса компании и всех магазинов. При необходимости здесь задаются параметры для управление алгоритмами программы и для доступа к государственным информационным системам.

Участки учёта (склады, отделы, секции) магазинов регистрируются в справочнике внутренних подразделений.  Для каждого внутреннего подразделения обязательно указывается организация (юридическое лицо), к которому данное подразделение относится.

Торговые партнеры

Поставщики, изготовители и получатели товаров регистрируются в справочнике торговых партнеров.

Перед регистрацией партнера следует проверить наличие соответствующей группы партнеров. Группы партнёров применяются для классификации торговых партнёров по отраслевому, территориальному или иному признаку. 

 

 

 

Работа со справочником товаров

Справочник товаров используется для:

Поиск товара в списке 

Справочник товаров обычно содержит большое число записей. Товары в списке отображаются в алфавитном порядке , для сортировки используется значения поля Наименование. С помощью кнопки на панели можно изменить поле для сортировки: выбрать Код товара или Артикул.

Для быстрого поиска интересующих товаров в программе имеются несколько вариантов.

Для быстрого перехода к нужной записи применяется локатор: следует расположить курсор в колонке, в которой будет производиться поиск, ввести текст и нажать Enter. Курсор переместится на запись, у которой введённый текст содержится в значении поля. Для перехода к следующей/предыдущей записи используются клавиши Shift + стрелка вниз/вверх, либо стрелки Вверх и Вниз на главной панели инструментов.

Можно отобразить в списке только те записи, которые удовлетворяют некоему условию. Такой режим называется фильтрация.

Для вызова быстрого фильтра по коду, наименованию или артикулу используется сочетание клавиш Crtl+пробел. Сочетание клавиш Shift+пробел  отменяет быстрый фильтр.

Если известен какой-либо код (штрих-код, PLU-код, код ЕГАИС или GUID в Меркурии), то для поиска используются соответствующие кнопки на панели инструментов справочника. Они вызывают фильтры для ввода значений. Поиск происходит по точному соответствию введённого значения.

Если необходимо найти товар/товары по нескольким параметрам, то нажимают кнопку Фильтр на панели инструментов справочника. При этом открывается специальной форма ввода, содержащая список параметров для фильтрации. 

Просмотр информации о товаре

Данные товара можно увидеть в колонках справочника, в карточке товара (партии), в дополнительных окнах (вкладки в правой части справочника), в окнах, отображающих движение товар по операциям (кнопка Движение в панели инструментов).

Наличие и расположение колонок справочника настраивается через главную панель инструментов: Инструменты - Настройка внешнего вида - Настройка колонок.

Справа от списка товаров располагаются дополнительные окна, в которых можно увидеть:

При добавлении нового товара в справочник заполняются его параметры в карточке товара. Параметры в карточке распределены по нескольким вкладкам. Часть параметров обязательна для заполнения. У необязательных для ввода параметров значения заполняются при необходимости.

В карточке товара можно увидеть его:

Для их просмотра нужно нажать на соответствующую кнопку в карточке.

Если предполагается производить расчёт заказываемого количества с учётом минимального остатка товара на подразделении, то ввод значений минимальных остатков можно делать в карточке товара (кнопка Мин.остатки).

По кнопке Партии отображаются все партии товара. В колонках показаны основные параметры партий. Полная информация содержится в карточке партии.

Кнопка Движение используется для просмотра подробной информации об операциях с товаром. В меню выбирается тип интересующей информации (учётные регистры, строки, реестры цен, ККЛ, остатки, проценты наценок, розничные цены, приказы, заказы и т.п.). Далее заполняются дополнительные условия для отбора данных. Результат отбора отображается в отдельном окне.  

Статус товара

В карточке товара на вкладке Управление имеются два параметра, определяющих доступность данного товара для операций с ним.

Дополнительные действия по товару

Дополнительные действия запускаются из локального меню записи справочника. 

Список доступных действий зависит от прав пользователя и специфики проекта:

Отчёты

В справочнике товаров предусмотрены три варианта получения печатных форм. 

Иногда требуется импортировать просматриваемую таблицу в Excel. Для этого нужно: используя фильтр, отобрать на экране интересующие записи; используя настройку колонок, отобразить отобранные данные; нажать кнопку Печать; в созданной печатной форме нажать кнопку Excel.

 

 

 

 

 

 

Управление ассортиментом

Многоуровневый товарный классификатор

Для классификации товаров применяются справочники товарных групп и товарных категорий. Разделение товаров на группы может быть произвольным и определяется удобством учёта и работы пользователя. Максимальное количество уровней иерархии 4 - три уровня для товарных групп и уровень товарной категории.

Если применяется Категорийное управление, то можно дополнительно ввести ещё три уровня подкатегорий.

Карточка товара

Для каждого товара заводится запись (карточка) в справочнике. Карточки товаров создаются заблаговременно до поставки либо по предоставленным образцам  товара, либо на основании прайс-листа поставщика.  

Для упорядочения работы со справочником товаров рекомендуется минимизировать число сотрудников, имеющих право добавлять или изменять товары. Сотрудникам следует руководствоваться едиными правилами при работе со справочником. Например, список критериев для отнесения товара к той или иной группе и категории. Или алгоритм создания наименования для товара.

Основная задача правил - предотвратить дублирование карточек товара, когда для одного товара будет создано несколько карточек.

Каждому товару присваивается уникальный внутренний номер. Также в карточке указываются  и другие идентификационные коды этого товара:

Статусы товара

В карточке товара имеются два параметра, регулирующие актуальность товара.

Для устаревших товаров следует заполнить статус 'Недоступен'. Обычные пользователи не будут видеть в справочнике товары с данным статусом. Статус применяется, чтобы скрыть неактуальные товары. 

Если требуется ограничить только поступление товара, то в карточке заполняется статус 'Запретить ввод в приход'.  Данный товар  станет недоступен для ввода в приходную накладную. При этом товар будет виден в справочнике и нет никаких ограничений на другие операции с товаром. Статус применяется в том случае, если понятно, что в скором времени товар станет неактуальным, приходовать его не следует, но ещё имеются остатки товара.

Товарные корзины

Товарные корзины предназначены для выделения товаров в специальные группы. Товарной корзине назначается наименование и область видимости (персональная, коллективная, общая).

Товарные корзины используются для определения списка товаров в видах просмотра, отчётах, процедурах.

Спецификация на поставку товаров

В договоре с поставщиком можно заполнить спецификацию на поставку товаров. В спецификации указывается список поставляемых товаров. При оформлении заказов и поступлений товары будут проверены на наличие в спецификации.

Объединение магазинов в ассортиментные форматы с одинаковой ассортиментной политикой

Для классификации магазинов по ассортиментным политикам применяется справочник ассортиментных форматов. Наличие форматов позволяет сократить количество настроек. Вместо настройки для каждого магазина достаточно описать настройку формата, и эта настройка будет применяться ко всем магазинам данного формата.

Построение ассортиментных матриц для контроля закупок

Ассортиментная матрица - это перечень товаров, которыми магазин торгует и предполагает торговать в будущем. Матрица применяется при оформлении заказов и поступлений. Добавляемые товары проверяются на наличие в матрице. Если товар отсутствует в матрице, то его нельзя заказать или занести в приходный документ. Другие операции с товаром разрешены.

ABC и XYZ анализ

Распределение товаров в соответствии с методами АВС и XYZ - анализа.

Категорийное управление

Категорийное управление – это такой подход к управлению ассортиментом товаров, который предполагает следующее:

Рекомендуем познакомиться подробнее с понятием категорийного управления по книге «Управление ассортиментом в рознице. Категорийный менеджмент». Авторы Сысоева С.В. и Бузукова Е.А.

При работе с модулем 'Категорийное управление' можно:

Приказы на запрет отдельных операций с товарами

Приказы применяются для точечной регулировки действий с критичными товарами.

Например, требуется запретить магазинам самостоятельно списывать или перемещать один конкретный товар. Для решения задачи создаются два приказа с данным товаром.

 

Ценообразование

В программе используются следующие виды цен:

В карточке компании на вкладке Назначение розничных цен расположены параметры, регулирующие правила и операции, применяемые для расчёта цен.

Общая схема расчёта розничной цены: к базовому значению прибавляется наценка. 

Наценка

Значения процентов наценки устанавливаются в документе Приказ на назначение процентов наценки. Процент наценки можно установить для:

Приказ на назначение процента наценки не имеет срока действия. Актуальным является последний по дате утверждённый (акцептованный) документ, устанавливающий процент наценки на конкретный товар.

Найти процент наценки на конкретный товар позволяет  Правило определения наценки на товар, которое указано в одноименном параметре карточки компании (закладка Назначение розничных цен).

Например: В параметре указан следующий порядок: Ценовая группа - Товар - Подкатегория - Категория - Группа - Организация. Алгоритм поиска будет таким:

  1. Первоначально программа ищет значение процента наценки в описании ценовой группы. Если там процент наценки не установлен, то выполняется следующий шаг.
  2. Программа ищет значение процента наценки в базовой карточке товара. Если там процент наценки не установлен, то выполняется следующий шаг.
  3. Программа ищет значение процента наценки в карточке товарной подкатегории, к которой принадлежит товар. Если там процент наценки не установлен, то выполняется следующий шаг.
  4. Программа ищет значение процента наценки в карточке товарной категории, к которой принадлежит товар. Если там процент наценки не установлен, то выполняется следующий шаг.
  5. Программа ищет значение процента наценки в карточке группы, к которой принадлежит товар. Если там процент наценки не установлен, то выполняется следующий шаг.
  6. Процент наценки равен значению параметра "% наценки для товаров минимальный (по умолчанию)" из карточки компании.

База для расчёта розничной цены

База для расчёта розничной цены определяется на основании значения параметра Способ расчёта розничной цены, который заполняется в карточке компании.

Этот параметр может принимать следующие значения:

Данный параметр применяется для расчёта розничной цены только в процедуре создания реестра цен по приходному документу. 

Если требуется изменить автоматически рассчитанные цены, то это можно сделать непосредственно в реестре цен. По кнопке Действия предлагается на выбор широкий список алгоритмов и баз для расчёта розничной цены, в том числе от цены спецификации.

Реестры цен

Реестр цен - это документ, в котором отражается факт назначения розничной цены товара. Реестр цен создаётся на ценовой формат (если используются ценовые форматы) или на структурное подразделение. При акцепте реестра на формат автоматически создаются реестры на структурные подразделения.

Реестр цен вступает в силу только после его акцепта (утверждения). При этом момент вступления в силу цены, указанной  в реестре, зависит от параметров реестра.

Реестры могут быть созданы либо вручную, либо процедурой на основе приходного документа. Если реестр создаётся по приходному документу, то розничная цена рассчитывается автоматически. Базовое значение определяется на основании значения параметра компании Способ расчёта розничной цены, а наценка - на основании документа Приказ на назначение процентов наценки в соответствие со значением параметра компании Правило определения наценки на товар.

Схема назначения розничной цены по приходному документу

Данная схема используется при нестабильных закупочных ценах и состоит в следующем:

Схема назначения розничной цены по мере необходимости

Данная схема используется, если закупочные цены стабильны. Момент назначения новых цен определяется пользователем самостоятельно.

Ценовые форматы

Ценовой формат - это объединение магазинов с единой ценовой политикой (одинаковые цены на товары) в отдельную группу - формат. Объединение выполняется для сокращения операций по назначению цен.

Пользователь создаёт не множество одинаковых реестров цен для нескольких магазинов, а один реестр на формат. Работает с этим документом. По окончании утверждает реестр на формат. В этот момент автоматически создаются реестры для каждого магазина, входящего в формат. И пользователи в магазинах видят только 'свои' реестры.

Акционные цены

Акционная цена или цена распродажи действует ограниченное время. Период действия указывается в реестре на распродажу - документе, которым оформляется назначение акционных цен. Акционная цена не отменяет розничную цену, но в период её действия касса для продажи товара будет брать именно акционную цену. После окончания действия акционной цены касса автоматически начнёт использовать текущую розничную цену.

На акционную цену не распространяются скидки. Т.е. эта цена всегда является конечной для покупателя.

Реестр на распродажу создаётся на ценовой формат (если используются ценовые форматы) или на структурное подразделение. При акцепте реестра на формат автоматически создаются реестры на структурные подразделения.

Реестр на распродажу начинает действовать с момента утверждения.

Будущая розничная цена

Если оформить реестр цен на будущую дату, то цены, указанные в таком реестре, начнут действовать позже. Программа отличает текущую розничную цену от будущих. В частности, касса будет продавать товар по текущей розничной цене до момента, когда будущая цена станет текущей. Этот момент определяется датой и временем реестра цен.

 

Управление закупками

Цель - обеспечить магазин нужными товарами для дальнейшей продажи.

Этапы:

  1. Выбор поставщика, фиксация условий поставки
  2. Создание заказа и согласование его с поставщиком.
  3. Сверка с заказом в процессе приёмки на склад.
Договора с поставщиками

Рекомендуется централизованно завести договора на поставку товаров. В договоре указываются поставщик, срок действия, основные условия.

Наличие договора позволит при создании заказов и приходных документов проверять их на соответствие условиям договорам. 

Спецификации на поставку

Спецификация – это приложение к договору, в которой перечислены поставляемые товары и закупочные цены.

В карточке компании имеются параметры, регулирующие места и уровни проверки товаров и цен на соответствие спецификации. В том числе, при оформлении заказов и поступлений.

Карточка компании. Вкладка Договоры и заказы поставщикам

Заказы на поставку

В заказах поставщику указываются дата и условия поставки, список товаров, количество и закупочные цены.

Менеджер по закупкам создаёт заказ в соответствии с потребностями магазина, затем согласовывает поставку с поставщиком.

Согласование заказа в ручном режиме

Менеджер последовательно изменяет статусы заказа, отражающие этапы работы.

Статусы:

Согласование заказа по EDI

После ввода заказа менеджер переводит заказ  в состояние “Действующий”. В этом состоянии система EDI обмена начинает обрабатывать заказ.  Заказ переводится в состояние “Согласование” и будет находится в этом состоянии до тех пор, пока не будет полностью согласован с поставщиком или аннулирован. После окончания согласовании заказа он переходит в состояние “Размещён”. Таким образом, при использовании EDI обмена между двумя состояниями “Действующий” и “Размещён” появляется ещё одно состояние “Согласование”.

Поставщик в своей системе создаёт Подтверждение заказа, которое передаётся в Домино. В идеальном случае Подтверждение заказа должно полностью совпадать по количеству и ценам с Заказом. Однако, поставщик может вносить изменения в отправленный ему Заказ, в результате чего Подтверждение заказа будет отличаться от оригинального заказа.

В процессе передачи сообщений происходит передача статусных сообщений, информирующих стороны о состоянии процесса обмена. 

На стороне Домино осуществляется проверка полученного Подтверждения заказа на предмет расхождений с оригинальным заказом, и по результатам этой проверки поставщику отправляется статусное сообщение  с результатами. В зависимости от настройки проверка выполняется или полностью автоматически, или требуется вмешательство пользователя.

После согласования заказа поставщик высылает Уведомление об отгрузке, которое может как совпадать, так и не совпадать с подтверждённым заказом. На стороне Домино осуществляется проверка полученного Уведомления об отгрузке, и по результатам этой проверки поставщику отправляется статусное сообщение с результатами.

Согласование завершается переводом заказа в состояние 'Размещён'.

Подробнее об EDI

Автозаказ

Под автозаказом понимается процедура автоматического заполнения содержимого (товары и цены) заказа.

Возможны два варианта работы:

Количество автозаказа рассчитывается на основе следующих данных:

При расчёте также учитываются общие параметры  заказа:

Подробнее об Автозаказе

График заказов

График заказов даёт возможность создавать множество заказов в автоматическом режиме.

Сначала следует создать специальный документ График заказа, в котором указываются параметры для создания заказов в автоматическом режиме. Далее создаётся задание для запуска Графика, указывается регламент запуска задания.

В заданное время задание создаёт заказы по правилам из графика. Заказы создаются неакцептованными. Менеджеру следует их проверить и утвердить.

Подробнее о Графике заказов

Заказ на РЦ (распределительный центр)

Для повышения эффективности логистики сетевая компания может использовать распределительный центр (РЦ).  Аккумуляция товаров позволяет обеспечить бесперебойность поставок, а объединение закупок даёт возможность получать у поставщиков дополнительные скидки. 

Магазин в заказе на РЦ указывает необходимые товары без разбивки по поставщикам. Заказы из всех магазинов объединяются. Выделяются заказы, которые могут быть удовлетворены за счёт складских запасов РЦ. На основании остальных заказов формируются сводные заказы поставщикам. После поступления товары передаются в магазины.

Подробнее о заказе на РЦ

Заказ на перемещение из одного магазина в другой

Применяется  в случае наличия излишков товара в одном магазине торговой сети и нехватки товара в другом магазине торговой сети.

Сначала определяются приоритеты магазинов. Нехватка товара в магазине с наибольшим приоритетом покрывается за счёт излишка товара в магазине с наименьшим приоритетом.

Затем определяются параметры перераспределения (список товаров, список магазинов) и запускается процедура. Процедура создаёт заказы на перемещение товаров между магазинами.

На основании заказов формируются документы перемещения.

Подробнее о заказе на перемещение

 

Приход от поставщика

Цель - проверка поступившего товара и принятие товара на баланс.

Бизнес процесс приёмки товара включает следующие задачи:

В зависимости от имеющейся информации, вида товара и наличия оборудования эти задачи решаются разными способами с различными трудовыми и временными затратами. Чем больше задействуется человек, тем сложнее процесс и вероятнее ошибки.

Прежде всего, важен способ создания приходной накладной или её прообраза. 

Способы создания приходной накладной: 

Значительно облегчить процесс сверки и идентификации помогают терминалы сбора данных. Под ТСД понимаются как специализированные приборы, так и устройства и программы с похожей функциональностью.

Процессы приёмки маркированных товаров определяются взаимодействием с государственными органами, регулирующими оборот таких товаров.

В процессе оформления накладной для товаров запускаются проверки на соответствие данным в учётной системе.

Проверки:

Рассмотрим самые распространённые варианты приёмки. 

Ручной режим без использования оборудования, прообраз приходного документа отсутствует

Самый затратный вариант, когда имеется только сопровождающая груз транспортная накладная.

Кладовщик сравнивает полученные товары с информацией из транспортной накладной. Визуальная идентификация товаров. Если обнаружены расхождения, то делает пометки на накладной. На основании транспортной накладной в учётной системе вводится приходная накладная. Для каждой строки следует подобрать соответствующий товар из справочника, заполнить закупочную цену. Значение документального количества берётся из транспортной накладной, фактическое количество - это то, что насчитал кладовщик. Обязательно проверяется совпадение сумм в созданном документе с транспортной накладной.

С использованием ТСД, прообраз приходного документа отсутствует

От предыдущего варианта отличается тем, что для идентификации товаров и сравнения полученных товаров с транспортной накладной кладовщик применяет ТСД. Он сканирует код товара и вводит фактическое количество. Эти данные потом применяются при создании приходной накладной в учётной системе.  Не потребуется вводить в приходную накладную вручную все строки, Данные переносятся из ТСД в приходный документ процедурой импорта. После импорта данных следует заполнить документальное количество в строках, а также ввести строки с теми товарами, которые имеются в транспортной накладной, но кладовщик эти товары не обнаружил.

С использованием ТСД, имеется прообраз приходного документа

Этот вариант ещё в большей степени упрощает процесс. Если в учётной системе имеется прообраз приходного документа, то этот прообраз можно загрузить в ТСД. Тогда кладовщик в процессе приёмки увидит ожидаемые товары, количество и цены. При сканировании товаров и вводе фактического количества ТСД будет выдавать подсказки. Например, если просканированный товар отсутствует в накладной, если фактическое количество превышает документальное и т.п.

От вида ТСД и используемой на нём программы зависит способ обработки результата приёмки. Результат может автоматически  быть загружен в приходный документ, либо потребуется запустить процедуру переноса данных из ТСД. После переноса данных в учётной системе появится полностью заполненная накладная.

Имеется электронный УПД для немаркированных товаров

Поставщик присылает электронный УПД по ЭДО. Если в учётной системе уже имеется прообраз приходного документа (например, создан по заказу), то входящий УПД связывается с этим документом. Если прообраза нет, то он создаётся на основе УПД. Дальнейшая работа выполняется, как в предыдущем варианте.

После ввода в приходную накладную результатов приёмки следует сверить накладную с УПД. При наличии расхождений требовать у поставщика исправления УПД. Процесс оформления приёмки завершается согласованием УПД. 

Поскольку речь идёт о немаркированных товарах, то допустимо отсутствие УПД на момент приёмки. В таком случае приёмка выполняется по одному из вариантов выше, а завершается сверкой с УПД после его получения.

Приёмка маркированного товара

В этом случае обязательно наличие электронного УПД, в котором перечислены передаваемые марки. УПД должен быть получен до оформления поступления. Принимать товары без проверки марок (в доверительном режиме) не рекомендуется.

Отличие от предыдущего варианта заключается в дополнительном этапе - сверке фактически поступивших марок с марками, указанными в УПД. Для этого можно использовать внешние программы или ТСД (если ТСД имеет доступ к маркам).

 

Приёмка алкоголя

Приёмка алкоголя выделена как отдельный вариант, поскольку приходный документ от поставщика (содержащий марки) поступает через систему ЕГАИС, а не по ЭДО. И второе отличие заключается в том, что алкоголь может быть как маркированный, так и без марок. Т.е. схема приёмки алкоголя как бы включает две предыдущие схемы: приёмка по УПД и приёмка маркированного товара.

 

Доверительный режим приёмки
При этом способе приёмки товары принимаются без пересчёта, проверки марок и контроля по качеству. В учётной системе приходная накладная фиксируется в том виде, как её передал поставщик.
 
Использование доверительной приёмки позволяет существенно упростить и ускорить процесс минимум в 2-3 раза. Но применять её можно только с надёжными поставщиками. Обычно это собственный РЦ или производство, оборудованные средствами видео-контроля.
При обнаружении различий между документальными и фактическими данными создаётся акт расхождений для анализа источника и причин ошибки.
Оформление приёмки во внешней системе
При необходимости во внешнюю систему передаётся информация об оформлении поступления товаров.
Для алкоголя - в ЕГАИС отправляется подтверждение прихода.
В случае прихода по электронному УПД - по ЭДО отправляется подтверждение УПД.
Для товаров, указанных в ветеринарном сертификате, отправляется сообщение в Меркурий. 

Возврат поставщику

Цель — вернуть товар поставщику полностью или частично, если имеются нарушения условий договора.

Этапы:

  1. выявление товаров для возврата
  2. согласование с ответственными сотрудниками
  3. оформление документа на списание

Документальное оформление возврата товара поставщику зависит от того, перешло ли право собственности на поставляемые товары от продавца к покупателю. 

Все ситуации с возвратами можно свести к трём случаям:

1. брак или несоответствие обнаружились при приёмке

Не принимайте некачественный товар, Требуйте от поставщика внести изменения в первичные документы на поставку (приходная накладная, УПД).  

2. брак выявлен после принятия товара на баланс

3. плановые обратные поставки. Например, по условиям договора поставщик может регулярно забирать товары, у которых скоро  истечёт срок годности.

Во втором и третьем случаях следует указать в договоре, что возврат товара производится обратной поставкой, в которой покупатель является продавцом, а продавец — покупателем.

Возврат оформляется документом обратной реализации.

 

Cкладской учёт

Для складского учёта торговых запасов в программе применяются либо партионный, либо сортовой методы. Их принципиальное отличие в условиях хранения.

Партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. 
В случае партионного метода каждая партия товаров, поступившая на склад по одному документу, хранится на складе отдельно. При сортовом методе отдельное хранение партий не организуется.

Отслеживаемость партий 

При поступлении товаров фиксируется номер партии - создаётся карточка партии.

Далее этот номер партии указывается при внутренних перемещениях данного товара, инвентаризации, отгрузке и в других товарных операциях. Партию в документе можно указать либо вручную, либо позволить программе подобрать партию автоматически. Для автоматического подбора применяется либо обычный метод FIFO, либо FIFO с дополнительной сортировкой по срокам годности.

В итоге по каждой партии можно получить информацию о поставщике товара, закупочной цене, перемещениях между подразделениями организации, покупателе, цене продажи, текущем остатке.

Внутренние операции на складе

Любое перемещение оформляется документом. Если это перемещение между складами компании, то создаются два документа на перемещение: расходный документ с первого склада, откуда товар берут, и приходный документ на  второй склад, куда товар передают.

На основании документа в Домино создаётся документ для передачи во внешнюю систему. Требуется отправить созданный документ и отслеживать поступление ответа от внешней системы. Если внешняя система по какой-то причине не примет документ,, то следует исправить ошибку и повторно передать документ.

При списании материальных запасов оформляется акт списания, в котором указывается причина списания и перечисляются товары. При необходимости создаётся документ для передачи во внешнюю систему. 

Цель — найти расхождения по фактическому наличию товара  с данными в учётной системе.  

Инвентаризация применяется для контроля наличия и сохранности товарных запасов. Пересчёт товаров можно выполнить либо в ручном режиме, либо с помощью ТСД. В первом случае полученные данные вручную заносятся с опись, во втором - загружаются из ТСД. Далее создаётся сличительная ведомость и, при необходимости, документы на списание недостачи и приход излишков.

Пересортица – это несовпадение фактических и документальных остатков товаров, при котором одновременно выявлены недостача одних товаров и излишки других.

Пересортица партий возможна при сортовом учёте, поскольку все партии хранятся вместе. Для её устранения  запускается специальная процедура, которая анализирует данные и создаёт документ на устранение пересортицы.

Пересортица товаров также убирается документом. В документ вводятся два товара. Первый товар - с недостачей, второй товар - с излишком. Таким образом, недостачу первого товара покроет излишек второго товара.

 

Реализация

Реализация через кассу

Это основной способ продажи товаров покупателям в магазине. 

Из учётной программы в торговую кассу передаются справочник товаров, цены и настройки, задающие режим работы кассы. Касса возвращает результаты продаж в виде контрольно-кассовой ленты (ККЛ). На основе ККЛ в учётной системе создаются документы реализации, возврата от покупателей и выручки. 

Реализация организациям (по безналичному расчёту)

Для оформления продажи создаётся документ 'Реализация товаров по безналичному расчёту'. В строках документа указываются товары, количество и цены. В случае маркированного товара следует указать марку. 

Если требуется передать информацию об отгрузке во внешнюю систему (ЕГАИС, ЭДО, Меркурий), то создаётся соответствующий документ и отправляется во внешнюю систему. После того, как внешняя система примет документ и пришлёт уведомление об успешной приёмке, можно напечатать сопроводительные документы и передать товары и документы покупателю.

Возврат от покупателя

Возврат товаров от покупателя может быть зарегистрирован либо на кассе, либо непосредственно в учётной программе. 

Возвраты через кассу оформляются документами по операции 'Возврат товаров через кассу'. Документ содержит информацию о кассе, смене, чеке, товарах, ценах, сумме к возврату. Документы создаются автоматически при загрузке результатов продаж кассы.

Для возврата через учётную программу следует создать документ по операции 'Возврат от покупателя' и заполнить данные покупателя, информацию из чека продажи, возвращаемые товары с ценами. По документу можно распечатать следующие отчёты: Заявление на возврат, Документ возврата, Расходный кассовый ордер, Акт о возврате денежных сумм.

 

 

Схемы

ментальные схемы процессов

Схемы

Архитектура

Схемы

Закупки

 

 

Схемы

Ассортимент

Схемы

Цены

 

Схемы

Производство

Схемы

Приход

Схемы

Касса

Схемы

Отчёты

Схемы

Схема процессов в торговой сети

Схема работы с УПД в распределённой БД

Дальнейшее описание применимо к следующему варианту:

 

Процессы

Нумерация процессов лишь  частично отражает последовательность их выполнения. Первая цифра определяет место действия: 1 - офис, 2 - магазин.

1-1 Получение УПД в ЦБД

Поставщик прислал УПД. Коннектор забирает УПД с сервера Диадока и помещает файл в каталог обмена. Планировщик Домино на основании файла создаёт документ Входящий УПД в Домино.

Выполняется автоматическое сопоставление данных из УПД со справочниками Домино:

Если автоматическое сопоставление не получилось, то пользователь выполняет ручное сопоставление.

Результат: документ ‘Входящий УПД’ содержится в ЦБД. В данном документе заполнены ссылки на справочники Домино.

2-1 Получение Приходной накладной в БД магазина

Возможны разные варианты: ручной ввод, создание по заказу, создание по документу отгрузки в EDI (в том числе, автоматически).

В общем случае, нельзя рассчитывать на одновременное завершение процессов 1 и 2 к ожидаемому моменту. Что делать, когда поставщик привёз товары, а УПД ещё нет, решает руководство компании. Можно применить доверительную приёмку, можно не принимать товары до прихода УПД.

Результат: приходная накладная содержится в БД магазина.

Процессы 2-2 и 2-3 не объединены в один по двум причинам:
- неодновременное завершение процессов 1-1 и 2-1
- информация о марках имеется только в УПД. При отсутствии УПД сравнение фактически поступивших марок невозможно.

Замечание: УПД можно передать в БД магазина, но поскольку в магазине отсутствуют бухгалтера, то не понятно, кто и как будет работать с УПД.

2-2 Приёмка по номенклатуре и количеству (магазин)

Кладовщик принимает товар и сравнивает с приходной накладной. Ручной режим или ТСД. Сканирует штриховые коды и вводит фактическое количество.

Результат: акцептованная приходная накладная с заполненными фактическими параметрами. Содержится в БД магазина и в ЦБД.

2-3 Сравнение марок

Кладовщик сканирует марки и сравнивает с марками в УПД.

Можно использовать приложение Контур.Маркировка. ТСД настраивается на доступ к УПД через Диадок. Проверяются марки в УПД и Честном знаке.

Результат: в УПД (Диадок) заполняются признаки с результатами проверок.

Замечание. Контур.Коннектор данные признаки из Диадок не принимает и, следовательно, в Домино они не видны. При разработке Домино.Коннектор исследуем возможность получения признаков из Диадок и отображения их в Домино.

1-2 Привязка УПД к приходной накладной (ЦБД)

Автоматический поиск подходящей приходной накладной

Если автоматическая процедура не смогла подобрать приходную накладную, то пользователь выбирает документ в ручном режиме.

Результат: документ ‘Входящий УПД’ содержит ссылку на приходную накладную

1-3 Сравнение содержания УПД и приходной накладной (фактических значений) (ЦБД)

Процедура запускается либо автоматически, либо в ручном режиме.

Проверяется совпадение:

если УПД содержит марки, то дополнительно проверяется:

Результат: в виде просмотра УПД выделяются несовпадающие параметры. Помечаются те УПД, которые либо прошли автоматическую проверку, либо пользователь вручную пометил как правильные.

1-4 Согласование в автоматическом режиме

Выполняется автоматически для тех УПД, которые на предыдущем пункте помечены как правильные.

Результат:  для каждого проверенного УПД через коннектор в Диадок отправляется запрос на подпись данного УПД.

1-5 Согласование, отклонение, частичная приёмка в ручном режиме

Пользователь в ручном режиме указывает нужное действие (согласовать, отклонить, частично согласовать) и комментарий для передачи УПД в Диадок.

Результат:  для каждого указанного УПД через коннектор в Диадок отправляется запрос на соответствующее действие с данным УПД.

 

* Внутреннее производство

Под внутренним производством понимается организация выпуска продукции собственного производства. Продукция может быть результатом как соединения разных товаров (кулинария, выпечка и кондитерский цех), так и разбора товара на части (расфасовка, разукомплектация, разруб).

Во внутреннем производстве используются следующие процессы:

Рецепт (технологическая карта) - список товаров и ингредиентов в необходимом количестве для получения требуемой продукции.  Рецепты используются при формировании комплектов (наборов, полуфабрикатов) и приготовлении готовых изделий (салатов, блюд и т.п.). Рецепты хранятся в справочнике технологических карт (рецептов).

Понятие 'ингредиент' похоже на понятие 'товар', но не совпадает с ним. Товары могут быть реализованы, ингредиенты - нет. Ингредиенты применяются только внутри производства. Один и тот же ингредиент может быть получен из разных товаров, но для производства нужен именно ингредиент, а не товары, из которых он получен. Ингредиенты регистрируются в справочнике ингредиентов. 

 

 

 

 

 

 

* Торговое оборудование

По способу подключения электронные весы разделяют на кассовые и сетевые.

 Кассовые весы подключаются непосредственно к ККМ и доступны только на данной кассе. Кассовые весы регистрируются в списке оборудования торговой кассы. При взвешивании товара на кассовых весах данные сразу же попадают в чек.

Сетевые весы размещаются отдельно от касс. Регистрируются сетевые весы в специальном справочнике весов с указанием сетевого адреса. Предварительно в весы загружается список товаров. При взвешивании товара на сетевых весах печатают этикетку, которую приклеивают на товар.

 Поддерживаются следующие типы сетевых весов: Mettler Toledo Tiger-P, CASIO Junior 5000, Штрих-М.

 

Терминал сбора данных Casio – это оборудование, предназначенное для считывания информации со штрих-кодов, которое используют преимущественно в сфере торговли.

 

Современные терминалы сбора данных выпускаются в различных модификациях, отличающихся по объему оперативной памяти, величине и цветовым характеристикам монитора, мощности встроенного процессора и способу получения и передачи информации.

принтер этикеток

 

СИСТЕМА КОНТРОЛЯ «ПРИЗМА»

Эта система позволяет отслеживать все действия кассиров во время продаж как с помощью видеокамер, так и без их использования. Если не подключать видеокамеру, то действия кассира будут выглядеть как список со строками разного цвета, в зависимости от того, что именно происходило на кассе в данный момент. То есть, если «Призма» заметит какую-либо ошибку в действиях кассира, то строка с этими действиями автоматически окрасится в красный цвет. Если же ещё и камера прикреплена, то при нажатии на эту красную строку, можно будет увидеть, что именно- по мнению программы- было сделано неправильно.

ценники и этикетки