Рассылка заказов поставщикам по электронной почте

Настройка параметров email сообщения

Чтобы отправить электронное письмо поставщику необходимо указать email адреса отправителя и получателя сообщения. В качестве адресата отправителя может выступать: компания в целом, конкретный магазин или конкретный сотрудник компании. Параметры почтового сервера отправителя заполняются в карточке компании, структурного подразделение или сотрудника компании. Электронный адрес получателя заполняются в карточке торгового партнера.

Заполнить параметры почтового сервера в карточке Компании

Структура предприятия -> Просмотр карточки предприятия -> закладка «E-mail рассылка»-> заполнить поля:

SMTP. Адрес почтового сервера

SMTP. Имя пользователя почтового сервера

SMTP. Пароль пользователя почтового сервера

SMTP. Обратный адрес (заполняется автоматически значением поля 2, только для просмотра)

SMTP. Использовать SSL

Адрес для отправки копии письма

Заполнить параметры почтового сервера в карточке Структурного подразделения

Структура предприятия -> Структурные подразделения -> выбрать подразделение -> закладка «E-mail рассылка» -> заполнить поля:

SMTP. Адрес почтового сервера

SMTP. Имя пользователя почтового сервера

SMTP. Пароль пользователя почтового сервера

Электронный адрес

Заполнить параметры почтового сервера в карточке Сотрудника

Справочники -> Сотрудники -> Сотрудники-> выбрать сотрудника -> закладка «Личные данные» ->

заполнить поле «Электронный адрес»

там же -> закладка «Прочие данные»->

SMTP. Адрес почтового сервера

SMTP. Имя пользователя почтового сервера (заполняется автоматически значением поля «Электронный адрес» из закладки «Личные данные», только для просмотра)

SMTP. Пароль пользователя почтового сервера

При отправке почты параметры почтового сервера берутся из карточки Сотрудника. Если там они отсутствуют, то из карточки Структурного подразделения. Если там они отсутствуют, то из карточки компании.

Указать адрес электронной почты поставщика

Справочники ->Партнеры-> Торговые партнеры -> Карточка «Торгового партнера»-> закладка «Адрес»->

заполнить поле «Электронный адрес»

Создать шаблон сообщения

Справочники -> Прочие-> Шаблоны сообщений для e-mail-> Добавить-> Форма ввода «Описание шаблона сообщения для e-mail»->

поле «Тип сообщения» == выбрать «Отправка заказа поставщику»

поле «Тема сообщения» == Заказ{Номер заказа} от {Дата заказа} (заполняется автоматически)

поле «Шаблон сообщения» == заполнить и сохранить

Если шаблона нет, то автоматически заполняется только тема

Для автоматической отправки писем поставщикам

Структура предприятия -> Просмотр карточки предприятия -> закладка «Договоры и заказы поставщикам»->

параметр «Включить автоматическую передачу заказа поставщику по e-mail» == Да

Перед выставлением автоматической отправки письма заказа поставщику необходимо проверить на ручной отправке (процедура в локальном меню заказа)

Например:

Менеджер(товаровед)-> Управление заказами поставщика-> Все заказы-> выбрать заказ-> ПКМ-> пункт локального меню «Отправить заказ поставщику по почте»

Общие принципы

Обычно для передачи заказов поставщикам используется EDI-обмен. Если поставщик не поддерживает электронный обмен данными, можно воспользоваться функционалом передачи заказов поставщикам по электронной почте.

Передача e-mail сообщения происходит в автоматическом режиме в момент размещения заказа. Никакие дополнительные процедуры не требуются.