Рассылка уведомлений по электронной почте

• Общие принципы
• Настройка параметров email сообщения
• Документы рассылки
• Шаблоны сообщений
• Процедура планировщика

Общие принципы

Рассылка уведомлений по электронной почте (email-рассылка) — это отправка писем определённой группе адресатов с помощью электронной почты.

Рассылка уведомлений по электронной почте предназначена для информирования сотрудников компании. Цель рассылки - предупредить коллег о прошедших или будущих событиях, влияющих на бизнес-процессы. Рассылать можно определенные отчеты и результаты работы отдельных процедур.

Рассылка уведомлений осуществляется специальной процедурой, которая обрабатывает документы типа "Документ рассылки".

Перед рассылкой сообщений процедура инициирует запуск той или иной процедуры или отчета. Затем формируются e-mail сообщения, с прикрепленными к ним результатами выполненных процедур или отчетов. Кроме прикрепленного файла в тему и тело письма записываются текстовые сообщения. Сформированные таким образом сообщения отправляются по электронной почте.

Процедура Обработка документов рассылки может быть запущена с помощью планировщика.

Документы рассылок находятся в меню: 

В этом же меню расположены шаблоны текстовых сообщений для рассылаемых писем и процедура "Обработки документов рассылки", запускаемая в ручном режиме.

Раздел "Рассылка уведомлений" доступен пользователям, у которых установлена роль:

Настройка параметров email сообщения

Для настройки передачи уведомлений по электронной почте необходимо ввести параметры в 

Карточку компании

• SMTP.Адрес почтового сервера
• SMTP.Имя пользователя почтового сервера
• SMTP.Пароль пользователя почтового сервера
• SMTP.Обратный адрес
• SMTP.Использовать SSL

Параметры будут использоваться для формирования e-mail сообщения и заполнения адреса отправителя.

Карточки сотрудников,

которые будут получать email рассылку:

• Электронный адрес

Параметр будет использоваться для заполнения адреса получателя e-mail сообщения.

Документы рассылки

Рассылка уведомлений осуществляется процедурой "Обработка документов рассылки".

Процедура может быть запущена в ручном режиме или планировщиком.

Процедура обрабатывает все акцептованные, действующие и актуальные документы рассылки. Анализируется содержание каждого такого документа.

В документе рассылки определяется содержимое email сообщения, которое можно назвать типом сообщения.

Тип сообщения указывается в поле Процедура проверки/отчет. В системе поддерживаются следующие типы сообщений: 

• Поступление данных о закрытии смены на кассах
• Информирование об изменении розничных цен
• Информирование о необработанных реестрах розничных цен
• Информирование о незакрытых документах  "Контроль товаров"
• Рассылка отчета "Контроль товаров"
• Рассылка отчета "Сравнительный отчет по продажам"
• Рассылка отчета "Выполнение заказа с поставщиками за период"
• Рассылка отчета "Товары без движения на конечную дату"

Помимо параметра Процедура проверки/отчет, все документы рассылки содержат общий набор параметров:

• Дата начала действия
• Дата окончания действия

определят временной период рассылки электронных писем. Документы рассылки вне периода действия процедурой не обрабатываются.

• Шаблон сообщения

выбирается из списка доступных, содержит текст темы и тела электронного письма.

• Время запуска

определяет время запуска отчета или процедуры. Процедура обработки документов рассылки выполняет определенные пользователем процедуры и отчеты, если параметр Время запуска имеет большее значение, чем время запуска процедуры обработки.

Процедура или отчет, указанные в документе рассылки, могут быть выполнены только один раз в сутки.

• Место запуска

определяет место запуска процедуры или отчета. Возможные значения: Консолидированная база или Точка.

• Актуален

указывает, является ли документ актуальным в данный момент.

• Дата последнего запуска

записывается дата и время последней обработки документа рассылки (ручной процедурой или планировщиком).

Процедура обработки документов рассылки анализирует только акцептованные, действующие и актуальные документы.

Кроме общих параметров, в документе рассылки могут быть  параметры, определяющие работу выбранного в документе отчета или процедуры. Набор этих параметр различен для каждого типа сообщения, указанного в поле Процедура проверки/отчет.

Информирование об изменении розничных цен

Параметр Вид документа (подразделения) имеет значение по умолчанию "На структурное подразделение". Параметр недоступен для изменения.

Для процедуры требуется заполнить параметр:

• Список подразделений. Выбирается из списка структурных подразделений.

Такой же параметр нужно заполнять для сообщения типа "Информирование о необработанных реестрах розничных цен."

Рассылка отчета "Выполнение заказа с поставщиками за период"

Для отчета требуется заполнить параметры:

• Учитывать размещенные заказы. Возможные значения Да/Нет.
• Учитывать аннулированные заказы. Возможные значения Да/Нет.
• Выводить цену. Возможные значения Да/Нет.
• Исключать положительные значения расхождений. Возможные значения Да/Нет.
• Исключать отрицательные значения расхождений. Возможные значения Да/Нет.
• Процент отклонений. Вводится числовое значение.

Рассылка отчета "Товары без движения на конечную дату"

Для отчета требуется заполнить параметры:

• Проверять движение, кол-во дней. Вводится числовое значение.

Отчет запускается за период с даты запуска процедуры минус количество дней, указанное в параметре, по дату запуска процедуры.

• Исключать товары с приходами, кол-во дней. Вводится числовое значение.

Не анализируются товары без движения с с даты запуска процедуры минус количество дней, указанное в параметре, по дату запуска процедуры.

Кроме шапки документа рассылки необходимо также заполнить его содержание.

В содержании документов рассылки перечисляется список получателей-адресатов электронных писем.

Для каждого получателя создается отдельная строка. Получатели выбираются из списка сотрудников.

Форма ввода строки содержит поля:

• Сотрудник. Отображается фамилия выбранного сотрудника.
• Адрес электронной почты. Отображается email сотрудника из его карточки.

Кроме этих форма ввода строки содержит параметры-ограничения, которые используются при запуске отчетов и процедур, выбранных в шапке документа:

• Список подразделений. Выбирается из списка внутренних подразделений компании.
• Список групп/категорий.
• Список товарных корзин.

Параметры-ограничения не являются обязательными и заполняются при необходимости.

Шаблоны сообщений

Текстовые сообщения, которые будет напечатана в теме и теле письма, сохраняются в специальных документах.  Вид просмотра этих документов находится в меню "Рассылка уведомлений".

В шаблоне заполняется:

• Тип сообщения. 
• Тема сообщения.
• Шаблон сообщения.

Шаблон сообщения - текстовой поле большой длины,- можно увидеть в отдельном окне:

Процедура планировщика

Для ежедневной рассылки электронных писем необходимо настроить процедуру планировщика Обработка документов рассылки

Задание не требует дополнительных параметров. Все необходимые данные процедура планировщика получает из документов рассылки.