Предпроектное обследование

• Начальные вопросы
• Пример содержания

Начальные вопросы

Текущее состояние

1. Какая учётная  система используется в настоящее время
2. Недостатки, проблемные места
3. Удачные решения (схемы работы), которые желательно сохранить
4. Конфигурация информационной системы (единая центральная база, отдельные базы магазинов и центрального офиса, автономные кассы)
5. Оборудование (весы, ТСД, ФР и т.д.)

 Структура компании

1. Виды деятельности компании
   1. • Торговля (форматы магазинов, географическое распределение)
        • •       Вид торговли – оптовая, розничная, выездная
          •       Форматы магазинов – гипермаркет, дискаунтер, супермаркет
          •       бутик (цвет/размер), продуктовый (наличие алкогольной и табачной продукции)
      • Внутреннее производство 
        • •       а) виды производства (разделка, производство, комплектация, расфасовка)
          •       б) региональное распределение – централизованное, децентрализованное
2. Сеть магазинов (количество, региональные деление)
3. Наличие распределительных центров
4. Структура магазина - какие имеются внутренние подразделения (отделы): склад, торговый зал, склад брака
5. Режим работы магазина (количество смен, время пересменок, круглосуточный)
6. Количество собственных юридических лиц в компании, участвующих товародвижении. Какие взаимодействия организованы между ними? 
7. Режимы налогообложения юридических лиц
8. Продажа маркированного товара?
9. Использование электронного документооборота. EDI, ЭДО. Провайдер. Для EDI - какие типы сообщений используются?
10. Предполагается ли выгрузка во внешнюю бухгалтерию, в 1С?
11. Предполагается ли использование работы с Интернет-магазином?
12. Обмен с другими внешними системами
13. Как организован обмен с ЕГАИС, Честный знак, Меркурий?

Ассортимент

1. Вид товаров (обувь, одежда, продукты питания). Виды маркированных товаров.
2. Предполагается ли использование цветов/размерных шкал, сезонов, коллекций?
3. Предполагается ли работа с весовым товаром?
4. Существует ли принятая классификация товарных категорий. Сколько уровней классификатора предполагается использовать?
5. Имеется управление ассортиментом? Централизованное или отдельно для каждого магазина.
6. Есть ли распределение товарных категорий по менеджерам (каждый менеджер отвечает только за свою группу товаров?)
7. Ассортиментная матрица
8. Ассортиментные форматы
9. Категорийный менеджмент
10. Заведение товаров в справочник (централизованно)

 Взаимодействие с поставщиками

1. Какие типы договоров предполагается использовать (купли-продажи, комиссия)?
2. Предполагается работа по спецификациям с поставщиком, необходимость контроля цен по спецификациям.
3. Предполагается ли использование складов поставщика (учёт по складам поставщика)?
4. Предполагается ли планирование времени поставок (график поставок)?
5. Предполагаются ли прямые поставки в магазины?
6. Приходы будут с использованием распределительного центра?
7. Планируетcя ли вести Взаиморасчёты с поставщиками в Домино?

Взаимодействие между подразделениями

1. Предполагается ли перемещение товаров между подразделениями или перемещение будет идти только через распределительный центр?
2. Используется ли наценка при перемещении между собственными подразделениями при нескольких юр лицах? 
3. Если внутренние подразделения одного магазина принадлежат разным юр. лицам, то по какой цене выполняется перемещение (по себестоимости, закупочной цене, розничной цене)?

Реализация товаров

1. Какие типы договоров предполагается использовать (купли-продажи, комиссия)?
2. Предполагается передавать товары на комиссию?
3. По какому правилу необходимо формирование реализации (один раз в день вечером или в течении дня)?
4. Имеется ли реализация по безналичному расчёту?

Заказы поставщикам

1. Схема управления закупками - централизованная, децентрализованная, смешанная. Формирование заказов только в офисе, только в магазинах, и там и там?
2. Предполагается ли подтверждение заказа поставщиком. Каким образом?
3. Предполагается ли использование автоматического расчёта заказа поставщику?
4. Закупки через РЦ или напрямую у поставщика?

Управление ценообразованием

1. Какой механизм используется для расчёта розничной цены?

• • • • введение наценки/ автоматическое добавление наценки к цене прихода/цене спецификации.
      • какой тип округления цены (до целых, до копеек, до сотых, до сотен)
      • учитываются цены конкурентов?

1. Использование социально-значимых  и рекомендуемых цен
2. Использование разных ценовых категорий цен для разных регионов, разных магазинов. (ценовые форматы)
3. Какой % наценки по умолчанию (при нежелании использовать другие возможности ценообразования)?
4. Предполагается ли использования правил округления розничных цен?
5. Способ расчёта розничной цены (от закупочной цены последнего прихода, от себестоимости последнего прихода, от максимальной закупочной цены остатка, от базовой цены)
6. Предполагается ли использование минимальных и максимальных розничных цен на товары?
7. Уменьшать розничную цену при уменьшении закупочной?
8.  Необходимо ли оповещение при отклонении розничной цены от текущей. Если да, то какой % отклонения (+/-) будет использоваться?
9. Необходимо ли формировать документ переоприходования при переоценке товара?  (Если потребуется  фин. отчёт в розничных ценах)

Работа с покупателями (оптовыми, розничными)

1. Предполагается ли, что для каждого оптового покупателя своя цена?
2. Предполагается ли резервирование товара для покупателя?

Работа с оборудованием

1. Типs весов. Предполагается ли использование прикассовых весов? Единый справочник для всех весов или есть распределение по весам? Предполагается ли передача сообщений в весы?
2. Типs ТСД. Установленное на них ПО
3. Планируется ли самостоятельная разработка внешнего дизайна ценников/этикеток?
4. Предполагается ли собственная маркировка этикетками с составом? Только весового, только товаров собственного производства или всего товара?
5. Предполагается ли маркировка весовыми этикетками при фасовке, заранее отпечатанными на принтере этикеток? Или используется маркировка производителя. Варианты префиксов и структуры штрихкодов поставщика (особенно весового товара)

 Товародвижение

1. Предполагается ли использование частичной уценки товара?
2. Предполагается ли использование отделов для касс (при товародвижении по разным юр лицам)?
3. Правило списания партий (fifo или учёт сроков годности)?
4. Имеются ли правила проведения пересортиц?

Дисконтная схема

1. Предполагается работа с дисконтными картами?
2. Какие типы скидок планируется использовать?
3. Правила расчёта скидок?
4. Предполагается ли использование бонусов?
5. Предполагается ли использование подарочных карт или подарочных сертификатов?

 

 

Пример содержания

• Структура компании

список магазинов, их расположение, внутренняя структура 

• Юридическая структура

список юр.лиц, режим налогообложения, принадлежность магазинов (внутренних подразделений) и РЦ юр.лицам, лицензия на продажу алкоголя, правила перемещения товаров между юр.лицами

• Структура информационной системы

БД, сервера

• Схемы документооборота

в магазинах, РЦ, офисе

• Схемы бизнес-процессов (кратко)

По основным процессам. Либо подтверждается типовая схема, либо выписываются отличия и пожелания

Приход, заказ, ценообразование, реализация, внутренние операции, управление ассортиментом, производство

Особенности работы с оборудованием

• Задачи и предлагаемые варианты миграции данных

что переносится, как проверить корректность переноса, что заводится вручную, какая информация не переносится