Подарочные сертификаты

Принципы учёта

По закону подарочный сертификат должен быть бессрочным. 

Подарочный сертификат не является подарочной картой. Сертификат можно использовать для оплаты только один раз, подарочную карту - многократно.

Количественный учет сертификатов

Для количественного учета сертификатов создается карточка товара типа Подарочный сертификат. Она нужна для учёта болванок (пластиковых карт) сертификатов.

Приход болванок оформляется приходными документами.

Расход происходит в документах типа "Продажа через кассовый аппарат", "Реализация за безналичный расчет" и в специальных документах списания при обмене/замене сертификатов.

Наличие болванок в магазине проверяется по остатку.

Индивидуальный учет сертификатов

Для индивидуального учета создаются карточки сертификатов с уникальными номерами.

Сертификаты имеют следующие статусы :

Учёт сертификатов в разрезе магазинов

Подарочные сертификаты действуют во всех магазинах компании. Покупатель может купить сертификат в одном магазине компании, а оплатить покупку сертификатом в другом магазине. Если магазины относятся к разным юридическим лицам компании, то необходим учёт таких ситуаций для корректировки взаиморасчетов между этими юридическими лицами.

С этой целью сертификаты "привязываются" к магазинам. Когда магазин оформляет приход болванок сертификатов,  уникальные номера сертификатов сканируются. Созданные в момент прихода карточки сертификатов привязываются к магазину.

 

Схема работы

Настройка

Регистрация сертификатов

Регистрация сертификата – это создание карточки сертификата с уникальным номером.

Можно регистрировать сертификаты по одному, последовательно добавляя карточки в список.

Если необходимо зарегистрировать большое количество сертификатов с последовательными номерами, применяется специальная процедура. В параметрах процедуры пользователь указывает диапазон номеров для регистрации. Для каждого номера из диапазона создается отдельная запись в списке сертификатов. Процедура используется, как правило, при поступлении пластиковых карт от изготовителя. 

Принять на учет в магазине

При поступлении сертификатов в магазин менеджер выполняет прием каждого сертификата на индивидуальный учет. Для этого по документу прихода сертификатов (болванок) для количественного учёта создается документ принятия индивидуальных карточек сертификатов на учет. Число строк в документе принятия на учёт совпадает с количеством товаров (болванок), указанных в накладной.  Запрещается добавлять новые строки и удалять строки в документе. Разрешается только изменять строки. В строке указывается индивидуальный номер сертификата.

После акцепта документа приема сертификатов на учет для каждого сертификата устанавливается признак Принят на учет в магазине и заполняется параметр структурное подразделение в карточке.

Активация и продажа через кассу

Продажа подарочных сертификатов оформляется отдельным чеком. В чек не может быть других товаров, кроме подарочного сертификата. Чек пробивается на отдельную секцию (номер 10).

После продажи происходит активация сертификата и начисление средств на счёт сертификата. Датой начала действия сертификата является дата его продажи. 

Вместе с обычным чеком распечатывается нефискальный чек, содержащий информацию об активации сертификата. В нем указываются номер сертификата, номинал и срок действия.

В документ ККЛ (закладка Чеки) включается строка с  сертификатом для количественного учёта, розничная цена продукта равна номиналу сертификата. Документ реализации, сформированный по ККЛ,  будет содержать строку с этим продуктом. Также в документе ККЛ (закладка Карты) можно увидеть информацию о номере проданного сертификата, его номинале и сумме начисления.

До закрытии смены можно сформировать отчет по секциям, включающий в себя сумму выручки по 10-ой секции.

Оплата сертификатом

Оплатить покупку можно только активированным сертификатом. Сумма на счете сертификата не должна равняться нулю.

Если сертификат не был активирован, истек срок его действия или сертификат блокирован/бракован, то к оплате такой сертификат не принимается.

При оплате подарочным сертификатом в документ ККЛ (закладка Карты) заносится информация о номере сертификата, его номинале и сумме оплаты.

Продажа подарочных сертификатом и оплата покупок подарочным сертификатом может производиться не только через кассовый аппарат. В этом случае активация сертификата, начисление денежных средств на счет сертификата, а также списание этих средств со счета сертификата делается специальными операциями.

Активацию подарочных сертификатов можно выполнить специальной операцией, которая находится в меню Подарочные сертификаты ->Документы для учета подарочных сертификатов.

Активация и продажа

Путь в меню: Подарочные сертификаты -> Документы для учёта подарочных сертификатов -> Активация подарочного сертификата.

В строки документа вводятся номера проданных сертификатов. После акцепта документа сертификаты будут активированы. Отчет для печати чека активации находится в локальном меню документа.

После активации необходимо сделать списание сертификата для количественного учёта. Как правило это делают операцией "Списание сертификатов".

Кроме документа активации вид просмотра документов "Документы для учёта подарочных сертификатов " содержит еще три типа документов:

Замена, блокировка и выбраковка сертификата

Статусы Блокирована и Бракована применяются для ручной деактивации сертификатов.

Замену сертификата производят, если карта имеет физический брак. Блокировку производят для временной деактивации карты. При возврате товаров, оплаченных сертификатом, покупателю выдают новый сертификат.

Все три операции выполняются менеджером или кассиром и оформляются специальными документами.

При замене сертификата в шапке документа указывают:

image-1649774486292.png

После акцепта документа старый сертификат помечается как бракованный, а новый активируется. Началом срока действия нового сертификата является даты документа замены. Автоматически создается документ списания сертификата для количественного учёта. Также происходит переноса денежных средств со счета старого сертификата на счет нового сертификата. Распечатать чек активации можно из локального меню документа замены.

При блокировке сертификата в шапке документа указывают:

image-1649775859560.png

После акцепта документа у сертификат устанавливается признак блокировки.

Когда покупатель возвращает товары, оплаченные подарочным сертификатом, ему выдается новый сертификат. При этом в шапке документа указывают:

image-1649776538192.png

После акцепта документа сертификат активируется, на его счет начисляется указанная в шапке сумма. Началом срока действия сертификата является даты документа выдачи, окончанием срока - дата указанная в шапке. Автоматически создается документ списания сертификата для количественного учёта.

Если параметр Возврат через кассу имеет значение Нет, то шапка документа будет такой:

image-1649778325828.png

В этом случае необходимо выбрать документ возврата от покупателя. Сумма для зачисления на денежных средств счет не указывается. Она равняется номиналу указанного сертификата.

Поставить и снять признак блокировки подарочного сертификата можно в его локальном меню. 

 

Настройка

Назначение роли для настройки типа сертификата

Для создания типа сертификата необходимо разрешить пользователю роль Дисконтные и ценовые схемы - Оператор дисконтных (ценовых) схем. 

Создание типа сертификата

Для создания типа карты выберите пункт меню: Дисконтная схема -> Типы дисконтных карт.

Откроется вид просмотра со списком типов дисконтных карт.

При создании нового типа дисконтной карты на экране появится форма ввода параметров:

image-1649182847267.png

Для того чтобы программа однозначно распознавала карту, ее код должен быть уникальным. Структура кода должна указывать на то, что этот код принадлежит именно дисконтной карте. Для этой цели код делится на три части: префикс, суффикс и числовую часть. Префикс располагается до числовой части кода, а суффикс после нее. Уникальный набор из префикса и суффикса однозначно определяют тип карты. Уникальность карты среди всех карт данного типа обеспечивает уникальный номер в числовой части.

Кнопки на нижней панели для Подарочного сертификата неактивны.

Создание карточки товара для количественно учёта сертификатов

Для количественного учета подарочных сертификатов необходимо создать карточку продукта типа Подарочный сертификат. Это можно сделать в общем справочнике товаров. Предварительно в карточке компании, закладка "Ассортимент", в параметр "Список доступных типов товаров" следует добавить соответствующий тип.

Карточка подарочного сертификата содержит поля:

image-1649184611218.png

Карточки подарочных сертификатов следует отнести к специально созданной для них товарной группе.

Роли пользователей

При установленной роли в главное меню будет добавлен пункт Подарочные сертификаты (количественный учёт).

image-1649146691692.png

 

При установленной роли в главное меню будет добавлен пункт Подарочные сертификаты

image-1649146682893.png

 

При установленной роли в меню Подарочные сертификаты будет добавлена папка Отчеты по подарочным сертификатам 

image-1649770608020.png

При установленной роли в главное меню будет добавлен пункт Дисконтные схемы

image-1649146707318.png

 Конфигурация кассовой системы

В конфигурации кассовой системы следует заполнить параметр Режим продажи подарочных сертификатов (закладка Основные) значением "Продажа отдельно от товаров, пробитие чека на отдел 10". 

 

Регистрация сертификатов

Регистрация сертификата - это создание карточки сертификата с уникальным номером.

Создание одного сертификата

Для создания нового Подарочного сертификатов выберите пункт меню: Дисконтная схема -> Дисконтные карты.

Откроется вид просмотра со списком всех зарегистрированных дисконтных и подарочных карт.

При создании новой карты откроется форма ввода параметров:

image-1649181460793.png

Если установлено значение Нет или значение не заполнено, то в карточке будет зарегистрирована одна карта. Если установлено  значение Да, то будет зарегистрировано множество карт, с номерами в заданном диапазоне.

Оба поля видимы, если Карта, задающая диапазон=Да.

Создание множества сертификатов

Для создания большого количества сертификатов с последовательными номерами необходимо найти ранее созданный тип сертификата (меню Дисконтная схема -> Типы дисконтных карт). Правой кнопкой мыши открыть локальное меню типа сертификата и выбрать процедуру "Создать дисконтные карты". На экране появится форма ввода параметров:

image-1649419050093.png

В результате работы процедуры будут созданы подарочные сертификаты с номерами от начального номера до конечного. Увидеть созданные сертификаты можно в меню Дисконтная схема -> Дисконтные карты.

Сознание множества карт с заданным диапазоном номеров обычно выполняют после получения очередной партии карт от изготовителя.

 

Принять на учет в магазине

Подарочные сертификаты действуют во всех магазинах компании. Покупатель может купить сертификат в одном магазине компании, а оплатить покупку серификатом в другом магазине. Если магазины относятся к разным юридическим лицам компании, то необходим учёт таких ситуаций для корректировки взаиморасчетов между этими юридическими лицами.

При поступлении в магазин подарочные сертификаты принимаются на учет.

После оформления документа прихода подарочных сертификатов для количественного учета (болванок), необходимо запустить процедуру "Формирование документа принятия сертификатов на учет". Она находится в локальном меню приходного документа, подменю "Связанные документы". Процедура создаст документ со строками. В документе  количество строк будет равно количеству оприходованных сертификатов-болванок. В каждую строку необходимо ввести номер сертификата. При этом карточки сертификатов индивидуального учета к этому моменту должны быть зарегистрированы (см. раздел Регистрация сертификатов).

Номер сертификата индивидуального учета (штриховой код) вводится в строку сканированием.

Нужна процедура сканирования в цикле.

После ввода в строку индивидуального номера автоматически заполнится поле Номинал. Значение будет "подтянуто" из типа сертификата.

Вид просмотра строк документа принятия на учет содержит колонки "Товар" и "Тип". В колонке "Товар" отображается код сертификата для количественного учета, в колонке "Тип" - тип сертификата.

image-1649789729246.png

Когда документ принятия на учет будет акцептован, карточки индивидуального учета сертификатов  получат статусный признак Принят на учет в магазине. В карточках появится поле "Структурное подразделение", заполненное ссылкой на магазин, который принял карточки на учет.

image-1649790762745.png

 

 

Активация и продажа через кассу

В соответствии с законом РФ 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники" при продаже подарочных сертификатов компания обязана пробивать чек на отдельную секции ККТ. В Домино для этой цели применяется 10 секция (отдел). Необходимо сделать соответствующую настройку в конфигурации кассовой системы (см. раздел Настройка).

До момента активации сумма на счете сертификата равна нулю. Использовать для оплаты такой сертификат нельзя. Подарочный сертификат активируется при его продаже. 

Чтобы продать подарочный сертификат через кассовый аппарат, необходимо просканировать его номер (штриховой код). В чек появится строка с наименованием сертификата. Сумма в строке будет равна номиналу сертификата.

image-1649353407389.png

Ввод товаров в чек, который содержит подарочные сертификаты, запрещен.

image-1649353454206.png

После оплаты чека на счет сертификата будет начислена сумма, равная его номиналу. После этого сертификат можно применять для оплаты покупок.

Поскольку для передачи информации из кассы в ЦБД и на другие кассы требуется время, оплатить сертификатом покупку можно будет только по прошествии некоторого времени.

 

Оплата подарочной картой

В соответствии с законом РФ 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники" при продаже подарочных сертификатов компания обязана пробивать чек на отдельную секции ККТ. В Домино для этой цели применяется 10 секция (отдел). Необходимо сделать соответствующую настройку в конфигурации кассовой системы (см. раздел "Настройка").

Подарочные сертификаты, поступившие в оплату товаров (работ, услуг), надо погасить (надрезать, надорвать либо поставить штамп "погашено"). Погашенные сертификаты необходимо хранить вместе с кассовыми документами, так как они являются подтверждением факта оплаты товара.

После ввода товаров в чек следует просканировать код подарочного сертификата. В чек будет добавлена строка с названием сертификата. В колонке Сумма отображается номинал сертификата. Если сертификатов несколько, то будет добавлено несколько строк. 

image-1649352321329.png

После добавления в чек сертификата другие товары добавить в чек нельзя.

На экране оплаты сумма к оплате будет уменьшена на номинал сертфиката.

image-1649352584367.png

Если номинал сертификата больше суммы покупки, то в чеке будет отражена сумма покупки. Разница между номиналом и суммой покупки сгорает.

После оплаты покупки сумма на счете сертификата становится равной нулю. Предъявить сертификат к оплате повторно нельзя.

Для передачи информации о гашении сертификата из кассы в ЦБД и на другие кассы требуется время.

 

Отчёты

Отчеты расположены в меню Подарочные сертификаты -> Отчеты по подарочным сертификатам.

Приход и возврат карт за период (для 1С)

Отчет применяется для передачи дополнительных данных в 1С Бухгалтерию и содержит информацию о приходе и возврате сертификатов за указанный период. Отчет создается в формате Excel.

Входные параметры: юридическое лицо, период.

Форма отчета:

Дата

Операция

Номинал

Сумма погашения

 

 

 

 

Операция – продажа или возврат товаров.

Строки  в отчет добавляются:

Список подарочных карт со сроками действия

Отчет содержит список всех активных подарочных карт. Карты упорядочены по номеру.

Список подарочных карт на <дата запуска отчета>

номер карты

Номинал

срок действия

 

 

 

Отчет по движению подарочных карт

Отчет содержит данные по обороту сертификатов. Если указано юридическое лицо, то расчет выполняется по всем магазинам указанного юр.лица.

Входные параметры: подразделение (структурное подразделение или юр.лицо), период

Отчет по движению подарочных карт за период с <> по <>

 <подразделение>

остаток активированных карт в обороте на начало периода, руб.

активировано карт на сумму, руб.

Погашено карт на сумму, руб.

 остаток карт в обороте на конец периода, руб.

2 500 

8 000 

3 500 

7 000 

Погашенные карты на сумму Сумма прописью сдал ____ (ФИО администратора)          

Погашенные карты принял _____ (ФИО бухгалтера)

Детальный отчет по движению подарочных карт за период

Отчет содержит данные по обороту сертификатов по всем юридическим лицам за период с дополнительной детализацией. В строках отображаются данные по магазинам с группировкой и итогами по юр.лицам.

Входные параметры: период

Детальный отчет по движению подарочных карт за период с <> по <>

Юр.лицо

/Магазин

Остаток на      начало периода

Продано за период, руб

Погашено своим магазином, руб

Погашено чужим   магазином, руб

Остаток на конец периода

 

 

 

Свои                     Чужие

 

 

1

2

3

  4                               5 

6

7

Данные в столбцах рассчитываются следующим образом:

 

Передача в ОФД

Особенности заполнения сообщения в ОФД.

Применяется правило: если сумма покупки меньше номинала сертификата, то магазин остаток номинала не возвращает.

Продажа сертфиката

Возврат сертификата

Оплата сертификатом




Дополнительно

Движение сертификатов в БД

При поступлении сертификатов в магазин - сохраняются данные о приходе сертификатов для количественного учёта.

При продаже сертификата через кассу, продаже по безналичному расчету, списании - появляются данные о расходе сертификатов для количественного учёта..

При продаже сертификата покупателю - в ККЛ сохраняются данные о способе оплаты.

При оплате товаров сертификатом - в ККЛ сохраняются данные о номинале сертификата и сумме погашения.