Справочники

Справочник пользователей

Работать с программой могут только зарегистрированные пользователи. Регистрация выполняется путём добавления записи в справочник пользователей. Для каждого пользователя указываются имя и пароль для входа, назначаются права доступа к данным, меню, операциям. 

Справочник пользователей доступен только пользователю с соответствующими правами.

Справочник товаров (товарно-материальных ценностей)

Справочник товаров содержит информацию обо всех зарегистрированных в БД товарах. Информация о товарах требуется для оформления всех операций товародвижения (поступление товаров, перемещение, отгрузка, списание, инвентаризация и т.д.). Описание каждого товара в справочнике включает множество параметров, в том числе код и наименование товара, расположение товара в  товарной классификации, базовая единица измерения, изготовитель, ставка НДС. Наличие других параметров определяется типом товара.

Для каждого товара заводится запись (карточка) в справочнике. Записи присваивается уникальный внутренний номер. Запись имеет класс и тип, зависящие от предназначения товара. В свою очередь, класс и тип записи определяют набор остальных параметров товара.

Карточки товаров заводятся заблаговременно до поставки либо по предоставленным образцам  товара, либо на основании прайс-листа поставщика.  

Для упорядочения работы со справочником товаров рекомендуется минимизировать число сотрудников, имеющих право добавлять или изменять товары. В любом случае этим сотрудникам следует руководствоваться едиными подходами и принципами при работе со справочником, включая, например, правила отнесения товара к той или иной группе и категории. Иногда требуется единый подход в назначении товарам наименований.

Перед регистрацией нового товара следует проверить, что данный товар отсутствует в справочнике.

Следует отметить, что некоторым пользователям могут быть указаны ограничения на работу с определёнными типами товаров. Для таких пользователей справочник товаров будет представлен в «урезанном» виде.

Товары подразделяются на два класса: базовые и партионные товары.

Базовые товары

Базовые товары регистрируются в справочнике и для них указываются как основные параметры (учётный код, наименование, артикул, единица измерения, вес единицы измерения, страна происхождения, штриховые коды и т.п.), так и параметры для  реализации (ставка налогов,  код весов для весового товара).

Партионные товары

Партионные товары требуются для реализации партионный учёта.

В партионной карточке содержится информация о конкретной поставке товара (параметры приходной накладной, ставка налогов, срок годности, количество в поставке, договор и условия оплаты, параметры ГТД). Карточка создаётся автоматически при акцепте документа прихода товара. Партионная карточка доступна только для просмотра и изменению не подлежит.

Партионная карточка также может быть создана в результате обработки выявленных излишков при инвентаризации. Если выявлены излишки, но у данного товара не имеется ни одной партии, то будет создана новая партионная карточка.

Код партионной карточки включает в себя код базового товара и номер партии.

При акцепте расходного документа партионная карточка для списания себестоимости товаров выбирается по методу FIFO.

Справочник услуг

Справочник услуг содержит список услуг, оказываемых организацией. Услуга указывается в расходных документах, в том числе продаже через кассу. В отличие от товара для услуги не рассчитывается остаток.

Классификация товаров (справочники Товарные группы, Товарные категории)

Для классификации товаров применяются справочники товарных групп и товарных категорий. Разделение товаров на группы может быть произвольным и определяется удобством учёта и работы пользователя. 

Максимальное количество уровней иерархии 4 - три уровня для товарных групп и уровень товарной категории.

Справочник штриховых кодов 

Справочник штриховых кодов включает в себя штриховые коды и GTIN-ы товаров.  

Справочник контрагентов (партнёров)

Контрагенты - это поставщики, изготовители или получатели товаров, а также логистические, транспортные и субподрядные организации. Часто применяется отбор контрагентов по указанному типу, в этом случае получаем Справочник поставщиков (это контрагенты типа Поставщик), Справочник покупателей (контрагенты типа Покупатель), Справочник банков, Справочник изготовителей, Справочник импортёров и т.п..

Справочник групп партнёров

Группы партнёров применяются для классификации торговых партнёров по отраслевому, территориальному или иному признаку. 

Справочники торгового оборудования

Это Справочник весов, весовые коды товаров, PLU-коды товаров - для взаимодействия с электронными весами. Справочник терминалов сбора данных (ТСД) - для передачи данных в терминалы и приём информации из них.

Справочник подразделений

• Компания - единственная запись в справочнике, описывающая нашу организацию. Также в карточке компании хранятся параметры настройки проектного решения.
• Справочник структурных подразделений -  торговые точки разных типов: универмаги, магазины, киоски и т.д.  При необходимости в список могут быть добавлены офисы и распределительные центры. Чаще всего структурное подразделение ассоциируется со зданием, в котором оно расположено.
• Внутренне подразделение - участки учёта материальных ценностей. 

Все подразделения составляют иерархическую структуру компании. На верхнем уровне - компания, далее структурные подразделения. Структурные подразделения включают внутренние подразделения.

Справочник юридических лиц

В справочнике перечисляются юридически самостоятельные организации, входящие в компанию.

Справочник сотрудников

Справочник сотрудников содержит информацию о сотрудниках организации.